Privacyverklaring

3. Cliëntenbeheer- en administratie

In het kader van onze juridische dienstverlening aan cliënten kunnen wij uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer) verwerken, alsmede alle andere informatie die aan ons wordt verstrekt of die relevant is bij het verstrekken van juridische adviezen of het behandelen van een zaak. Wij verzamelen geen gevoelige gegevens of strafrechtelijke gegevens, tenzij dat noodzakelijk is voor het juridisch advies of de zaak.

Met deze persoonsgegevens kunnen wij onze juridische diensten aan cliënten verlenen, waaronder het opstellen van juridisch advies, akten en documenten, het vertegenwoordigen van cliënten in rechte, bij een arbitrage of voor gelijkaardige administratieve instanties, het bijstaan van cliënten bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bij bemiddeling, politie- of soortgelijke verhoren, het uitoefenen van diverse mandaten (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, etc.), het aanbieden van juridische opleidingen, etc.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst voor het verlenen van juridische diensten met u als cliënt (art. 6, §1, (b) GDPR) of, indien u een contactpersoon bent van een professionele cliënt of een derde (wederpartij, getuige, etc.), ons gerechtvaardigd belang om onze juridische diensten aan cliënten te verlenen (art. 6, §1, (f) GDPR).

Ook de naleving van de wettelijke verplichting zoals bepaald in de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en ter beperking van het gebruik van contant geld kan ons verplichten om deze persoonsgegevens van u te verwerken (art. 6, §1, (c) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u of via derden.

Voor het verlenen van onze juridische diensten kunnen wij uw persoonsgegevens maximaal 5 jaar bewaren, plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten van de betreffende zaak.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden op een need-to-know basis, waaronder mogelijk overheidsinstanties en gerechtelijke autoriteiten (rechtbanken en gerechtshoven, deurwaarders, openbaar ministerie en politie), (advocaten van) wederpartijen en bank- en verzekeringsinstellingen. Als gevolg van een gerechtelijke beslissing kunnen wij ook verplicht zijn uw persoonsgegevens te delen met een technisch adviseur, deskundige, gerechtelijk mandataris (d.w.z. notaris, gerechtelijk bewindvoerder) die wettelijk wordt aangesteld. Ook onze IT-providers hebben toegang tot uw persoonsgegevens.

4. Facturatie en boekhouding

Voor boekhoud- en facturatiedoeleinden verwerken mij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en een overzicht van geleverde diensten.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze boekhouding te voeren, te voldoen aan onze boekhoudkundige verplichtingen (waaronder het opstellen van de jaarrekening) en onze producten, diensten en evenementen te factureren.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting (artikel 6, §1, c) GDPR), zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER, het KB WVV, artikel 3:1 WVV en art. 320 WIB.

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor boekhoudkundige doeleinden bewaren wij uw persoonsgegevens tot 7 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het betreffende boekjaar.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derden op een need to know basis, waaronder overheidsinstanties, socialezekerheidsinstanties, bank- en verzekeringsmaatschappijen en ons accountantskantoor. Daarnaast hebben ook onze IT-providers toegang tot deze persoonsgegevens.

5. Aanwerving

Wanneer u solliciteert bij INTEGRA of wanneer we uw cv verkrijgen via een studentenorganisatie, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), evenals alle andere informatie die u ons in uw cv of tijdens het sollicitatieproces verstrekt (inclusief tijdens gesprekken).

Met deze persoonsgegevens kunnen wij onze huidige vacatures invullen (onder meer door het uitvoeren van referentiechecks) en een database van potentiële kandidaten voor toekomstige vacatures bijhouden.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is het sluiten van een arbeidsovereenkomst met u (artikel 6, §1, (b) GDPR). Indien wij referentiechecks uitvoeren of u willen opnemen in onze database voor toekomstige vacatures, vragen wij uw toestemming (artikel 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u, via wervingsbureaus of via studentenorganisaties.

Voor aanwervingsdoeleinden bewaren wij uw persoonsgegevens tot 1 jaar plus een verificatieperiode van 6 maanden na onthouding of afwijzing van uw sollicitatie. Wanneer u uw toestemming hebt gegeven, bewaren wij u in onze talentendatabase voor een periode van 5 jaar. Uiteraard kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken (voor meer informatie, zie Rechten).

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met wervingsbureaus. Ook onze IT-providers hebben toegang tot uw persoonsgegevens.

7. Contact en informatie

Indien u gebruik maakt van het contactformulier op onze website, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres) en eventuele aanvullende informatie die u ons in dat kader verstrekt.

Met deze gegevens kunnen wij gevolg geven aan uw contactopname via onze website, d.w.z. uw verzoek beantwoorden, u informatie verstrekken die u eventueel via onze website hebt aangevraagd, etc.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de toestemming die u hebt gegeven door ons uw persoonsgegevens te verstrekken voor de bovengenoemde doeleinden (art. 6, §1, sub a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor bovengenoemd doeleinde bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende 10 jaar na opvolging van uw contact plus een verificatieperiode van 1 jaar.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derden waarmee wij voor onze website samenwerken (IT- en softwareleveranciers).

8. Conflict management

In het kader van het beheer van eventuele geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), bedrijfsgegevens en alle andere informatie die relevant kan zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u of via derde partijen.

Voor doeleinden van geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening, plus een verificatieperiode van 1 jaar.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van het geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs, incassobureaus) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders). Daarnaast hebben ook derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers).

10. Rechten

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens;

• een verzoek om uw persoonsgegevens te wissen;

• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;

• het intrekken van uw toestemming;

• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens; en

• het indienen van een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Indien u voornoemde rechten wenst uit te oefenen, kunnen wij u vragen uw verzoek te verantwoorden en/of ons een identiteitsbewijs te bezorgen, bijvoorbeeld door een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart te vragen.

U kan ons hiervoor steeds contacteren via de onderstaande kanalen:

• via e-mail: info@integra-advocaten.be

• via telefoon: 011/717 828

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Indien u onze nieuwsbrieven niet langer wenst te ontvangen en de verwerking van uw gegevens voor dat doel wenst stop te zetten, kan u altijd gebruik maken van de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief. Zodra u zich uitschrijft, ontvangt u de nieuwsbrief niet meer. U kunt zich altijd opnieuw inschrijven via onze website. U kunt uw persoonsgegevens ook inzien of corrigeren via de optie "voorkeuren bijwerken" onderaan de nieuwsbrief.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens het gerechtvaardigd belang is, kan u ons meer informatie vragen over de afwegingstoets die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie Doeleinden).